INCORPORACIÓN DE UNA SOCIEDAD
1. La Incorporación de una Sociedad en Hong Kong
El establecimiento de una nueva sociedad tarda de cinco a siete días hábiles. El procedimiento es el siguiente:
1.1. Nombre
El establecimiento de una nueva sociedad empieza con la selección del nombre deseado. Se hace la búsqueda del nombre en el Companies Registry a efecto de verificar su disponibilidad y que el nombre no requiera autorización previa del Jefe Ejecutivo de Hong Kong.
1.2. Registro
Hecho lo anterior se solicita ante el Registro de Sociedades de Hong Kong la incorporación de la sociedad presentando los estatutos de la sociedad y las formas de gobierno requeridas. Al momento de la presentación se debe efectuar el pago de derechos de registro. Una vez que la aplicación fue aceptada, el Companies Registry expide el Certificado of Incorporación.
1.3. Registro ante el Departamento Interior de Ingresos
Toda persona y/o sociedad que tenga cualquier tipo de negocios, deberá solicitar un Business Registration Certificate ante el Commissioner of Inland Revenue. La aplicación de este registro será de manera automática al momento de solicitar el Certificado de Incorporación.
Habiendo cubierto el pago de derechos y una vez procesada la solicitud, el Inland Revenue Department expedirá el Business Registration Certificate. Éste deberá estar colocado en el domicilio de la sociedad. Si la sociedad tiene varios domicilios, se deberá solicitar un Certificado de Sucursal de Negocio Registrado para cada una de las sucursales.
Los Certificados de Negocios Registrados deberán ser renovados anualmente y cualquier cambio en el registro deberá ser notificado al Departamento Interior de Ingresos dentro del mes siguiente al cambio.
2. Estructura y Requisitos de la Sociedad
2.1. Capital por acciones
De acuerdo al Companies Ordinance (Cap 622) no hay reglas establecidas respecto del capital de una sociedad en Hong Kong, aunque el mínimo es HK$ 1.00. Generalmente el capital inicial de una sociedad es de HK$ 1,000.00 o HK$ 10,000.00 dividido entre 1,000 o 10,000 acciones respectivamente con valor de HK$ 1.00 cada una.
2.2. Accionistas
De acuerdo al Companies Ordinance (Cap 622) las sociedades (mientras no sean públicas) en Hong Kong pueden tener un solo accionista que tenga por lo menos una acción. No hay requisitos de residencia respecto de los accionistas.
2.3. Directores
Una sociedad en Hong Kong debe tener por lo menos una persona física como director quien será el representante legal de la sociedad. De manera adicional, se podrá designar una persona moral.[1] No hay requisitos de residencia para los directores y un accionista podrá ser también director.
2.4. Secretaría
Toda sociedad deberá tener una secretaría responsable de cumplir con la norma corporativa y regulaciones de acuerdo al Companies Ordinance así como mantener los libros corporativos de la sociedad. Si la secretaría es una sociedad, deberá tener una oficina registrada o lugar de negocios en Hong Kong. Si es persona física, deberá residir en Hong Kong. Un director único no podrá actuar también como secretario de la sociedad.
2.5. Domicilio Registrado
Cada sociedad deberá tener un domicilio en Hong Kong a donde todas las comunicaciones y notificaciones serán dirigidas. El domicilio registrado de una sociedad deberá estar en donde la sociedad deba mantener sus estatutos, archivos y libros. Sin embargo, el domicilio registrado no necesita estar en el lugar donde la sociedad opera.
3. Contabilidad y Estados Financieros
Las sociedades deben de mantener libros de contabilidad y nombrar auditores en Hong Kong quienes deben de ser miembros de la Hong Kong Society of Accountants (Sociedad de Contadores de Hong Kong). No obstante no hay requisito de mantener un archivo público de sus estados financieros en el Companies Registry, los estados financieros requieren ser auditados y presentados ante el Departamento Interior de Ingresos anualmente.
4. Cuentas Bancarias
Para abrir una cuenta bancaria corporativa en Hong Kong, la empresa deberá proporcionar información para cumplir con los reglamentos anti-lavado de dinero, así como información que solicitará el banco para cumplir con regulaciones y prácticas Know Your Business y Know Your Client.
Además de los documentos corporativos estándar y los documentos de identificación de accionistas y directores, los bancos requieren antecedentes de la empresa, plan de negocios, prueba de la experiencia en el sector, detalles completos de los directores y beneficiarios finales. Toda esta información deberá ser respaldada con documentos en inglés.
Finalmente, el banco solicitará tener una entrevista con el director de la sociedad.
5. Obligaciones Anuales
5.1. Obligaciones corporativas
5.1.1. Celebrar una asamblea general anual;
5.1.2. Presentar la declaración anual ante el Companies Registry; y
5.1.3. Mantener actualizado los libros legales y registros.
5.2. Obligaciones fiscales
5.2.1. Renovar el certificado de registro de negocios con el Inland Revenue Department; y
5.2.2. Presentar los estados financieros auditados ante el Inland Revenue Department.
6. Servicios
La Nao ofrece los siguientes servicios:
6.1. Incorporación de la sociedad;
6.2. Secretaría de la sociedad;
6.3. Domicilio registrado;
6.4. Ayuda en la gestión de una cuenta de banco; y
6.5. Contabilidad.